Systemy faksowe

Z dostępnych narzędzi komunikacji, takich jak faksowanie, poczta elektroniczna, SMS, telefonia komórkowa, faks towarzyszy nam najdłużej. Rok do roku rośnie liczba wysyłanych faksów, przy jednoczesnej stabilizacji poziomu sprzedaży samodzielnych urządzeń. Zasadniczą różnicą pomiędzy faksem, a listem elektronicznym jest taka, że faks wysyłany jest dokładnie z punktu A do punktu B z pominięciem serwerów firm trzecich. Faks jest również zabezpieczonym i potwierdzonym sposobem przesyłania dokumentów, co ma niebagatelne znaczenie, szczególnie przy dokumentach o charakterze poufnym. Poza podstawową funkcją, czyli odbieraniem i wysyłaniem faksów w organizacji, system RightFax jest rozwiązaniem, które pozwala lepiej zarządzać przepływem tego rodzaju dokumentów w przedsiębiorstwie. Jego dodatkowym atutem jest możliwość integracji z systemem informatycznym każdej organizacji.

• wyjątkowa prostota w użyciu i administrowaniu,
• integracja z systemem Microsoft Windows Server 2003/2008,
• przesyłany dokument wygląda dokładnie tak, jak pragnął tego nadawca,
• możliwość automatycznego potwierdzenia odebrania faksu,
• natychmiastowa transmisja dokumentów,
• bezpieczeństwo, odporność na wirusy komputerowe,
• użytkownik wysyła i odbiera dokumenty w ten sam, prosty sposób jak zwykłą
  wiadomość e-mail,
• użytkownik ma możliwość dostępu do dokumentów bez względu na swoją aktualną lokalizację - poprzez korporacyjną sieć WAN, Intranet lub Internet, sieć GSM,
• wykorzystywana platforma systemowa nie jest przeszkodą w płynnym przesyłaniu dokumentów pomiędzy użytkownikami w różnych oddziałach firmy korzystającymi z różnych systemów komputerowych,
• możliwość załączania gotowych dokumentów w znanych formatach (MS Word i Excel, JPEG, GIF, TIFF, HTML, PDF),
• gwarancja poufności przesyłanych wiadomości),
• możliwość jednoczesnego wysłania tej samej wiadomości do różnych odbiorców jako faks oraz zwykły e-mail,
• pełna współpraca i integracja z najpopularniejszymi produktami dystrybucji dokumentów - w tym Microsoft Exchange i Lotus Notes,
• własny interface do sieci IP pozwalający na szybkie i bezpieczne komunikowanie się z innymi serwerami tego typu w odległych siedzibach firmy,
• wykorzystanie technologii OCR do automatycznego przesyłania otrzymanych dokumentów bezpośrednio do programu pocztowego odbiorcy,
• technologia Least-Cost Routing wybierająca najtańszy i najszybszy w danym momencie sposób dostarczenia dokumentu,
• integracja z maszynami wielofunkcyjnymi za pomocą certyfikowanych modułów MFP,
• wysyłka faksów za pomocą protokołu FoIP,
• możliwość budowy systemu w konfiguracjach redundantnych,
• modularny oraz skalowalny system wykorzystywany przez 100% klientów z listy Fortune 100.

Włączenie serwera faksowego do systemu informatycznego organizacji usprawnia jej działanie na wielu płaszczyznach oraz przynosi wymierne oszczędności i korzyści:

• RightFax umożliwia zarządzanie i utrzymywanie kontroli nad całością korespondencji faksowej w organizacji,
• ogranicza ilość osobistych urządzeń faksujących, co redukuje koszty związane z ich utrzymaniem,
• zwiększa opłacalność poniesionych nakładów inwestycyjnych na sieć komputerową dzięki funkcjom takim jak Inteligent Least-Cost Routing^TM, która zapewnia wysyłanie faksów najbardziej ekonomiczną drogą. Redukuje to koszty połączeń lokalnych i międzystre-fowych.

• większa elastyczność – przepustowość systemu może być zwiększana szybko i łatwo dzięki dodaniu dodatkowych kanałów do serwera. Jeden serwer może obsłużyć jednocześnie nawet 1024 linie faksowe! ,
• centralny rejestr faksów przychodzących i wychodzących eliminuje ryzyko zaginięcia dokumentów, które są też szybciej dostarczane do adresata. Dodatkowym atutem jest możliwość zliczania kosztów w oparciu o kody Klientów,
• centralna archiwizacja umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie odpowiedniego dokumentu, co skraca czas potrzebny na podjęcie ważnej decyzji biznesowej,
• zastosowanie narzędzia „Do not Fax” pomaga zarządzać dokumentami, które muszą być zabezpieczone i traktowane jako informacje poufne lub też pozwala ograniczyć dostęp do nich tylko dla określonej grupy pracowników,
• szybkość, wydajność oraz niezawodność systemu to zasługa zastosowania serwera na bazie Microsoft SQL. Otwarta baza danych SQL to możliwość lepszego skalowania rozwiązań w zależności od potrzeb Klientów,
• „dokumenty na żądanie” – to rozwiązania, które umożliwia otrzymanie potrzebnych dokumentów bez angażowania poszczególnych osób z organizacji,
• możliwość obsługiwania nowego typu dokumentów - doctype SMS pozwoli systemowi traktować SMS identycznie jak fax,
• udostępnienie możliwości korzystania z przesyłania faksów przy wykorzystaniu połączeń typu VoIP. Funkcja VoIP pozwala połączyć wszystkie rozmowy oraz transmisje danych w jeden strumień przesyłanych informacji z wykorzystaniem łączy internetowych, co powoduje lepsze wykorzystanie łączy przy zoptymalizowanych kosztach.

RightFax nie tylko umożliwia użytkownikom wysyłanie i odbieranie faksów z ich stanowisk pracy poprzez własne oprogramowanie FaxUtil, ale pozwala również na wysyłanie i odbiór faksów za pośrednictwem systemów poczty elektronicznej i pracy grupowej, takich jak Lotus Notes i Microsoft Exchange lub dowolnym SMTP. Centralnie przychodzące faksy mogą zostać przesłane do skrzynek pocztowych odpowiednich grup pracowników, co pozwala uniknąć wielokrotnego kopiowania przychodzących dokumentów, ich ręcznego dostarczania oraz ryzyka ich zaginięcia. Odbieranie faksów może być również tak skonfigurowane, że będą one automatycznie przekierowane do konkretnego adresata lub grupy roboczej. Istnieje również możliwość wysyłania, odbioru i obsługi archiwum faksów za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Zastosowanie Web Access pozwala na wysyłanie i odbierania wiadomości faksowych z dowolnego miejsca i dowolnego systemu operacyjnego. Moduł obsługujący tę funkcjonalność jest standardowo dostarczany w ramach serwerów RightFax Enterprise Server i Satellite Server oraz opcjonalnie do RightFax Business Server.

RightFax może współpracować z dowolnymi systemami (producent dostarcza całą gamę gotowych, przetestowanych i certyfikowanych modułów programowych) typu:

• ERP , np. SAP (MySAP, SAP/R3 i inne wersje), Baan, Oracle, i inne,
• Systemami do zarządzania dokumentami, np. FileNET, Sharepoint Portal Server i inne,
• Systemami workflow - np. Open Text Process Center, Metastorm i innymi.

Dodatkowo istnieje możliwość zintegrowania systemu RightFax z dowolnymi aplikacjami (także pisanymi na zamówienie), za pomocą interfejsów programistycznych API ( COM ). System RightFax jest najpoważniejszą i największą (pod wzgl. ilości wdrożeń) platformą serwera faksowego na świecie (27% udziału w rynku w stosunku do następnego - 8%).
Do dzisiaj:

• zainstalowano ponad 35 000 systemów RightFax na świecie,
• 100% firm z listy Fortune 100 używa RightFax,
• 80% firm z listy Fortune 500.

System faksowy Open Text Fax Server - RightFax ma budowę modułową i może zostać oparty w zależności od potrzeb o następujące rozwiązania bazowe:

Serwer RightFax Business Server
Rozwiązanie dla średnich firm, biur lub grup roboczych, o pojedynczej lokalizacji. Aplikacja działa w architekturze stand-alone, współpracuje z powodzeniem z serwerami pocztowymi Lotus Notes. Licencjonowany na jeden kanał wyjściowy z możliwością rozszerzenia do 30. Nie posiada ograniczenia licencyjnego co do ilości użytkowników. Może być rozbudowywany o dodatkowe moduły.

Serwer RightFax Enterprise Server
Rozwiązanie dla firm o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Zawiera wszystkie cechy serwera Business. System standardowo licencjonowany jest na 1 kanał faksowy z możliwością rozbudowy o kolejne kanały z nieograniczoną liczbą użytkowników. RightFax Enterprise Server zawiera obsługę klastrów, Klienta WWW, dokumenty na żądanie, moduł monitorujący, inteligentne narzędzie Least-Cost Routing znacznie obniżające koszt obsługi faksów wychodzących poprzez wybór optymalnej drogi dostarczenia (Internet). Umożliwia komunikację z innymi serwerami Rightfax w wersji Enterprise oraz z tzw. Remote Board Serwerami. Może być rozbudowywany o dodatkowe moduły takie jak konektor do poczty MS Exchange, Lotus Notes, Konwerter PDF, konektor do systemu SAP, FileNet, konektory do maszyn MFP producentów: Xerox, HP, Konica Minolta, Sharp.

Serwer RightFax Enterprise Suite Server
Zawiera wszystkie funkcje Enterprise Server oraz dodatkowo wyposażony jest w zestaw bramek i łączników do MS Exchange i Lotus Notes. Posiada moduł dla dokumentów w formacie PDF, OCR, i inne. Licencjonowany na jeden kanał faksowy z możliwością rozszerzenia do 1.024 kanałów. Nie posiada ograniczenia licencyjnego co do ilości użytkowników.

Zintegrowane wdrożenie systemu faksowego, systemu zliczania wydruków i kopii oraz ich integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi
Wdrożenie systemu faksowego RightFax Server w technologii FoIP w polskim oddziale skandynawskiego banku
Integracja systemu faksowego i systemu zliczania kosztów druku z flotą urządzeń wielofunkcyjnych Xerox

Zobacz pełną listę wdrożeń systemu Open Text RightFax